За несколько десятков лет ритм нашей жизни только ускорился: люди постоянно гонятся за временем, торопятся, опаздывают. Кому-то даже не хватает 24 часов в сутках, поэтому умение распоряжаться временем высоко ценится в обществе.
Тайм-менеджмент: просто и эффективно
Тайм-менеджмент — это методика организации своего времени для более эффективной работы. Основными принципами являются расстановка приоритетов, планирование времени и делегирование некоторых задач.
Самая простая техника планирования — составление списка дел. На лист бумаги или в любой текстовый редактор выписываются все задачи, которые необходимо выполнить, а завершенные вычеркиваются по мере их выполнения.
Еще одна техника — «метод лягушки». Суть в том, чтобы выполнять самые тяжелые и неприятные задачи в начале дня, чтобы не тратить в дальнейшем силы на раздумья о них. Кроме того, утром сил на выполнение сложных проектов гораздо больше, чем в конце.
Для глобальных задач, требующих продолжительной работы, рекомендуется использовать «метод слона». Он предполагает деление проекта на части, чтобы выполнять их в течение нескольких дней: например, написание курсовой работы можно разбить на работу над каждой главой в отдельности, что позволит видеть прогресс и выполнять задачу постепенно.
Существует также «техника помидора» — работа с помощью таймера. Такой метод подразумевает кратковременный отдых через определенные промежутки, а также большой перерыв каждые несколько «циклов».
К методикам тайм-менеджмента относится и делегирование. Оно требует большого количества доверия к человеку, которому вы передаете задание, но позволяет заняться другими задачами.
Решиться труднее, чем сделать
Теория, конечно, хороша, но насколько она применима в реальной жизни? Редакция опросила людей разных возрастов, чтобы узнать, какие методы планирования времени они используют.
«Пробовала планирование по системе bullet journal (создание собственного ежедневника, — прим. автора) и “метод помидора”, но через время забила на все. Но опыт был интересным, хоть и требующим дисциплины и времени», — Даша, 19 лет, студентка, участница танцевального коллектива.
«Веду ежедневник. Это не всегда помогает выполнять задания в срок, но я всегда могу посмотреть в свой список дел и проверить все ли я сделала или что-то забыла. Очень нравятся развороты на месяц, так как сразу видно всю занятость, весь объем работы на ближайшее время», — Алла, 20 лет, студентка.
«Записываю в понедельник все дела на неделю и распределяю их равномерно на каждый день — не ставлю более 1–2 сложных задач на день, чтобы успеть также сделать мелкие: в первой половине дня ставлю сложные, во второй — полегче», — Настя, 20 лет, студентка, SММ-специалист.
«Использую матрицу Эйзенхауэра: разделяю задачи на важные+срочные, неважные+срочные, важные+несрочные, неважные+несрочные», — Елена, 33 года, юрист.
«Применяю правило двух минут: если задача может быть выполнена за 2 минуты, то ее надо сделать сейчас. Еще использую “метод вечернего гвоздодера” (в конце дня нужно сесть в кресло и прокрутить свой день в обратном порядке, — прим. автора)», — Иван, 36 лет, продавец
«У меня целая система, в которую я заношу все — от встреч по работе до личных планов: похода в спортзал или покупки билетов на самолет. Записываю все, даже самое мелкое, и при этом ничего не держу в голове. Такую систему вырабатывал не один месяц, но она очень эффективна. В ней каждая цель дробится на составляющие с определенным сроком исполнения — сделать это до 10 утра, потом следующее — до часу дня, еще одну часть — завтра», — Сергей, 50 лет, менеджер по работе с клиентами.
«Кроме использования календаря, делегирую некоторые рабочие задачи подчиненным, а если речь идет о бытовых заданиях — своим домашним», — Юлия, 50 лет, проректор по обучению и развитию.
«Я несколько лет работаю дистанционно, лишь раз в неделю выезжаю на занятия к студентам, поэтому своим временем управляю сама. Живу в основном в загородном доме, так что поездки в город должна четко организовывать. В такие дни я никогда не планирую больше трех дел на день и оставляю временной зазор между ними на непредвиденные обстоятельства. Кроме того, работа на удаленке требует четких временных границ, когда вы отдыхаете. У меня это время до 9 утра и после 22 часов. Так как по одной из работ я не всегда могу спрогнозировать нагрузку, отдыхаю в любую свободную минуту», — Ольга, 55 лет, пресс- секретарь, преподаватель.
Мы также решили узнать у проректора по обучению и развитию Академии Ростеха Юлии Шиковой, почему так важно уметь планировать свое время:
«Жизнь ускоряется. Обилие мелких неважных задачек заглушает нашу способность вычленять главное, стремиться к большим и высоким целям и тратить свою энергию на то, что принесет наибольший результат и поможет эффективно распределять свое время. Количество гаджетов, отвлекающих от важных дел, значительно выросло за последние годы, а человеческий мозг не поменялся. Мы не способны делать параллельно много дел, а переключение между задачами истощает наш мозг и мы устаем, теряя возможность жить и работать эффективно, и при этом быть здоровыми. Чтобы сохранить ментальное и физическое здоровье, человечеству было необходимо придумать способ все успевать. Поэтому навыки тайм-менеджмента могут быть полезны, если уметь их применять. К тому же умение планировать свое время повышает вашу работоспособность и эффективность вашего труда, а также способствует улучшению качества вашей жизни за пределами рабочего места».